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房产中介管理系统的审批功能分析

2019-11-07

钉钉的审批流程如此详细,这和它的产品定位——“智能移动办公平台”是分不开的。但是,并不是所有的系统都需要借鉴这么详细的审批门类。在产品设计时,还是要结合实际业务需求和老板的管理需求,进行审批模块的设计。

下面我以中介管理系统为例,分析一下中介管理系统审批模块的产品设计思路。

一、确定审批业务

设计审批模块时,先要依据经纪人的实际业务和老板管理需求,再梳理管理系统中的业务操作,最后筛选出哪些操作需要设置审批。

除却常见的考勤审批,在房产中介业务中,还有一些针对房客源的操作的审批。

对于一家房产中介公司或门店而言,房客源是最核心也是最机密的信息。作为老板,肯定不希望手下员工能够任意查看、修改这些信息。

但在实际业务中,员工确实有查看、修改房客源信息的场景,这时候,设置审批是最好的选择。

以一套房源在系统中的流程为例,简单梳理和房源相关的审批操作。

首先,录入房源、新增房源虽然是一个较高频的操作,但是有的公司为了确保进入公司系统的房源都是真实有效的信息,会设置新增房源需要审批,然后由审批专员统一核对、处理、

在查看房源上,一般来说都有权限控制员工查看范围的权限。但是对于某些重要的信息,例如房源门牌号、业主电话、私密跟进等信息,需要设置查看需提交申请。

修改房源信息也有权限控制。但是设计一些重要信息,例如房源价格、房源状态、业主电话等,也需要进行审批。尤其是房源状态,它展示房源现阶段是否能够进行交易,可以说是房源的一个重要标签。这些重要的信息是不能允许随意修改的。

房源业务操作,例如跟进、带看、实勘,一般来说与经纪人的工作量和业绩关联,通常是经纪人自发的较高频的操作。为了防止经纪人为了完成工作任务,填写虚假信息滥竽充数,很多管理者也会对房源的业务操作设置审批。

当房源进入交易状态,后续的审批更多的就是合同、佣金、业绩方面。


一套房源在系统中涉及审批的流转

从整个中介业务来看,需要审批的模块主要有房源、客源、合同、考勤。当然,各家的中介公司的审批对象不尽相同。比如说有的公司有“签独家”的业务,那么在系统中就需要有“独家委托”的审批;有的公司重点做托管业务,那这时候需要有“托管委托”的审批。

总体来说,不同公司会根据自身业务侧重点的不同,有不同的审批业务。

在产品设计时,可以默认一些通用的审批,同时也可以让用户自己自定义设置审批。这样的话,既能涵盖满足用户的需求,也能让系统更灵活。


中介管理系统的审批梳理

二、审批设置

确定审批对象,接下来就需要设计“审批设置”。

“审批设置”是给用户进行审批管理的模块,用户可以在“审批设置”中设置各项审批对象的审批流程,也可以对审批对象进行开启和关闭。整个审批的大致流程是发起人发起申请,审批人进行操作,对发起人进行结果提醒。

房产中介管理系统审批功能设计分析

“审批流”是审批功能的核心。

依据审批流建立起来的审批功能是一对一的:一项申请被发起后,会在一条线上的各个节点进行流转,只到完全审批通过,审批结果通知到发起人,整个流程才结束。

而如果没有建立审批流,依靠审批权限来控制确定可审批任务的人,那么当一项申请被发起,这项任务先“分身”,直接进入到所有有审批权限人的消息中,就像水管里的水没有方向地往四周洒。谁先对申请进行操作,谁就是审批人,操作完成再对发起人进行提醒。

依靠审批权限来控制这种方式,有优点也有缺点。

优点相比于固定审批流程的单线型,一个节点不操作整个流程就被卡住,当有多个人有审批的权限,理想情况下,审批流程是会更快的。但同样的,当多个人对这个审批有操作全程时,很容易产生“旁观者效应”,即大家都想着这个任务肯定有别人处理,很容易导致任务无人操作。

当然也可以在设置审批流程的时候,在每个节点设置两三个操作人,这样既能保留审批流,又能避免审批流程容易被卡住。


三、审批信息

流转到审批人面前的审批单, 应该要展示申请人、申请时间、申请类型、申请信息、审批状态。

当然,某些审批需要展示申请记录的统计信息。例如,钉钉的请假审批,会展示申请人的所有请假记录。



同样的,房产中介管理系统中,也需要对某项业务的申请进行记录统计。例如,抢盘申请中可以展示该房源的抢盘记录,调价申请可以展示该房源被修改多少次价格、或者展示该申请人申请过多少次调价。这些数据的展示,可以让审批人在审批时查看历史记录,注意异常情况。

审批信息中还需注意信息的关联展示。如果是房源、客源、合同类的审批,在审批单上,还需要点击跳转展示到具体房源、客源、合同信息。这些信息的展示有助于审批人对申请信息更了解。

四、PC端和手机端的设计差异

针对审批功能,PC端和移动端都会有独立的审批模块。

PC端会更集中一点:集中的申请发起入口,集中的审批处理入口,集中的申请/审批列表展示。而手机端由于展示空间有限,再加上手机端移动办公的特性,手机端审批功能设计的侧重点是处理审批操作。所以更多的是待办审批的提醒和审批记录的分类展示。

在页面设计上,由于PC端屏幕较大,填写申请、审批信息其实内容并不多,所以在页面展示和布局上没有太多可发挥的空间。而手机端由于屏幕较小,在页面设计上可以更偏向审批单的样式。

除此之外,还可以针对审批单有更多的操作,比如说催办、撤销、评论、打印等。当然这些要根据具体的场景需求来设计功能。