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公众号资讯:质保金收取单实际上是“收款单”的一种类型

2019-10-01

  1. 录入合同后,如果需要支付质保金,则系统会自动创建一张“质取金收取单”状态为“待收款”;
  2. 单据推送到“供应商&商家管理平台”,当供应商已经付款后,上传收款凭证;
  3. 财务根据实际到账提醒,审核质保金收取单并更改状态为“已收款”;
  4. 审核合同为生效,开始后续业务工作。

在上面的流程图上,没有体现出“供应商&商家管理平台”,后续会单独写一篇关于此系统的相关功能介绍。

2. 质保金收取

质保金收取单来源:

手动录入、系统创建(上面合同部分有介绍)

收款单:

类型为“质保金”,为了方财务审核和数据统一,质保金收取单实际上是“收款单”的一种类型。

收款凭证,有两种方式:

  1. 财务同事在收款后在FMS财务管理系统中上传收款凭证;
  2. 供应商上通过供应商管理平台收传收款凭证,来实现数据共享与同步。

质保金收取单关键字段:

供应商或商家编号、合同编号、应收质保金金额、收款凭证、收款状态、收款日期等。

这里简单说一下系统存储上如何设计:

首先,应该有一个质保金资金池即质保金主表,包括供应商或平台商家编号、合同编号、质保金金额、已冲销金额、质保金余额等关键字段。

其次,每笔质保金的增加或减少都应该有流水记录类似于日记表。主要字段有操作时间、增减金额、来源单号、类型(加或减)、供应商或平台商家编码、合同编码等

质保金收取单,有两种场景:

  • 合同签订时需要收取质保金,即上面描述的(可以手动创建也可以在创建合同时系统创建);
  • 当质保金因为产品出现质量或其他扣款行为,已经扣除了部分质保金,为了后续继续合同需要供应商或平台商户再次付款给我司。

3. 质保金返还

收取质保金就应该有返还质保金的操作。

场景:

供应商或平台商户终止合作,需要返还质保金给供应商或平台商户。

返还方式:

  1. 通过货款抵扣的方式(账扣),在结算时即其他应付款;
  2. 直接录入质保金付款单(生成付款单)付款给供应商或商户。

4. 质保金扣款

由于质量问题或其他问题,根据合同需要扣减供应商或平台商家的质保金,此时可以通过录入费用单据的方式冲销质保金余额