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涉及到第二步——借助某个效率系统

2019-05-14

于是,我大胆地把所有文件夹的照片都导入了一个相同的文件夹,就开始准备删掉所有的重复文件。在这个过程中,我也借助了一个软件,从而让软件帮我自动删除相关文件。

此外,我还运用了一个高效时间管理法则——定律,来快速地完成这个动作:其中20%的照片和视频,是否占据了的存储空间?

这个答案,非常明显。许多重复拍摄的视频片段占了大部分存储空间,所以不到五分钟的时间后,所有的文件就只剩下200G了。

然后,我就必须地手动挑选希望留下的照片。注意,这里是选择留下的照片,而不是选择删掉的照片。

之所以这样做,是因为我之前在日本整理收纳达人麻理惠(Marie Kondo)著作的《怦然心动的人生整理魔法》(The Life-Changing Magic of Tidying Up )一书中,阅读到的这样一句话:

重要的,不是要丢弃什么,而是要保留什么。

当你只保留你喜欢的东西,你会爱上每一张照片的。

现在,每天花上我都会找十分钟的时间,浏览这个文件夹,并挑选出我想保留的文件。我想,应该用不了几周,就可以完成这个任务。这里就涉及到第二步——借助某个效率系统。

这样做有什么好处?对于手上所有的东西,直接开始优化整理,实际上是一个经典的新手错误。

如果你想对你的日常工作进行优化,你应该把所有的任务写在一张纸上。然后,花几分钟进行思考。对于每一项任务,都要问自己这样一个问题:这项任务能不能帮你实现目标?

只要是不能帮你实现目标的任务,统统删掉。先删掉,再优化。

二、构建你的效率系统

一旦把不重要的东西删掉过后,就只剩下可以帮你实现目标的任务了。接下来,就应该构建一套属于自己的效率系统,从而按重要性对各项任务进行排序,并依此完成。

不过,首先要注意的是,世界上并没有完美的效率系统。你应该根据自己的需求和工作习惯方式,构建一套属于自己的效率系统。

你可以借助现有的各种效率系统,然后从去其糟粕,取其精华,从而为自己量身定制一套属于自己的效率系统。

一旦把这套系统的“大脑”构建完毕,也就是说形成这套系统的主要框架后,你就可以再深一步,通过效率诀窍对组成这个系统的各个部分进行因地制宜的优化。

为了帮助你构建自己的效率系统,以下有7种常用的效率系统可以供你参考:

  1. 待办事项清单(To-Do List):这是最简单的一种效率系统,也是其它多种效率框架的基础。细分而言,它还可以分为多种类型,包括“必做事项清单”或者著名的“艾维·李方法”(Ivy Lee Mothod,即每晚入睡前按重要性依次写下明天要做的最多六项任务,第一项任务没完成绝对不做第二项任务)。
  2. 7个习惯:这套效率系统基于史蒂芬·柯维(Steven Covey)著作的《成功人士的7个习惯》一书而来,主要是关于思考我们将如何改变工作和生活方式,你也可以通过这篇文章详细了解这套生产力系统。
  3. 把事情做完(Getting Things Done,GTD):这套效率系统是基于戴维·艾伦著作的《搞定:无压工作的艺术》一书而来。如果你想了解这套效率系统的工作原理,你可以参考这篇文章
  4. 轻松搞定(Zen to Done,ZTD):这套效率系统是基于效率专家莱奥·巴波塔(Leo Babauta)著作的《轻松搞定ZTD:终极简单的效率系统》一书而来。ZTD是基于GTD而形成的,但其关注的是行为习惯,而不是这个效率系统本身。
  5. 看板(Kanban):“看板”来源于日语词汇。它是一套视觉效率系统,通过敏捷项目开发框架普及开来,特别适合团队协作。如果你想了解这套效率系统的工作原理,你可以参考这篇文章
  6. 坚持到底(Don’t Break the Chain):这套方法是美国著名单人脱口秀喜剧演员杰瑞·宋飞(Jerry Seinfeld)提出的,是非常简单的效率系统之一。
  7. 番茄工作法(The Pomodoro Technique):这套效率系统源自弗朗切斯科·齐立罗(Francesco Cirillo)著作的《番茄工作法图解:简单易行的时间管理方法》一书而来。这套系统的工作原理是把番茄时间设为25分钟,中途专注工作,不允许做任何其它无关的事情,直到番茄时钟响起

花一点时间了解上述7种效率系统,特别是其工作原理。接着,你的主要任务就是取其精华,然后形成自己的一套系统。至于什么是精华,这个问题因人而异,必须由你自己去决定。